Miten tekoäly voi tehostaa projektipäällikön työtä?

Jaa tämä julkaisu

* Blogissa olevat kuvat on luonut tekoäly.

Tekoäly. Se saattaa synnyttää mielikuvan robotista tai ohjelmista, joka tekee meidät tarpeettomiksi. Projektipäällikkönä ajatus siitä, että algoritmit voisivat korvata inhimillisen päätöksenteon ja ohjauksen, saattaa nostattaa kylmän hien pintaan.

Mutta entä jos tämä teknologian jättiläinen, joka aluksi vaikuttaa vieraalta ja uhkaavalta, voisikin olla tiimisi paras uusi jäsen? Tekoäly voisi sujuvoittaa työtäsi, tehostaa projektinhallintaa ja vapauttaa aikaa tärkeimpiin päätöksiin.

Tässä blogikirjoituksessa kokenut asiantuntijamme Maarit Takavainio jakaa omia kokemuksiaan siitä, kuinka tekoäly voidaan valjastaa tehokkaasti projektipäällikön tueksi.

Erilaiset asiakkuudet ja eri liiketoiminta-alueet

Asiantuntijaprojektipäällikkönä pääsee työskentelemään monenlaisten asiakkuuksien ja liiketoiminta-alueiden parissa. Tekoäly voi olla merkittävä apu tässä, sillä sen avulla pystyy omaksumaan nopeasti uutta tietoa sekä liiketoiminnasta että teknologioista. Tekoäly analysoi alan tietoja ja oppimateriaaleja, mikä helpottaa siirtymistä asiakkuudesta toiseen sujuvasti.

Tekoäly voi tarjota kokonaiskuvan liiketoiminta-alueen yleisimmistä haasteista ja viimeaikaisista trendeistä. On kuitenkin tärkeää arvioida tekoälyn antamaa tietoa kriittisesti ja hyödyntää omaa asiantuntemustasi sekä yrityksen asiantuntijoita.

Esimerkkikysymys ChatGPT:lle ”Millaiset ovat logistiikka-alan tulevaisuuden näkymät Suomessa”.

Tekoäly vastaa käsittelemällä laajasti digitalisaatiota, automaatiota, vihreää logistiikkaa, kestävää kehitystä, globaaleja toimitusketjuja ja geopoliittisia vaikutuksia. Lisäksi se huomioi työvoiman muutokset, infrastruktuurin ja investoinnit.

Lopussa on yleensä yhteenveto, joka kuului logistiikka-alan osalta näin: ” Logistiikka-alan tulevaisuus Suomessa on vahvasti sidoksissa teknologian kehitykseen, ympäristönäkökulmiin ja globaaleihin taloudellisiin tekijöihin. Yritysten, jotka pystyvät omaksumaan uudet teknologiat ja vastaamaan muuttuviin asiakasvaatimuksiin, odotetaan menestyvän parhaiten tulevaisuudessa. Samaan aikaan ala kohtaa haasteita, jotka liittyvät työvoimaan, infrastruktuuriin ja geopoliittisiin muutoksiin.”

Riskienhallinta

Tekoäly pystyy analysoimaan toimialan tai tietyn toimintamallin historiadataa ja tunnistamaan mahdollisia projektin aikana syntyviä riskejä. Jos sinulla on edessäsi ensimmäinen SAP-hanke, mutta kokemusta kyseisestä ympäristöstä on vähän, voit hyödyntää tekoälyä tunnistamaan tyypillisiä SAP-projektien riskejä.

Kysymys ChatGPT:lle: ”Mitkä ovat tyypillisimmät SAP-projektien riskit?”

Tekoäly antaa laajan vastauksen liiketoiminnan, teknisten, organisatoristen ja hallinnollisten riskien osalta. Näin voit projektia suunnitellessasi varmistaa, että organisaation ja projektin valmiudet ovat riittävät vastaamaan mahdollisiin haasteisiin ja ratkaista ne ennakoivasti.

Projektisuunnittelu ja aikataulutus

Kun olen kohdannut projektissa itselleni tuntemattoman teknisen osa-alueen, olen kysynyt ChatGPT:ltä sen toteutuksesta saadakseni kokonaiskuvan työn laajuudesta. Tämä auttaa hahmottamaan työn laajuutta jo projektin alkuvaiheessa. Näin voin tehdä suuntaa antavia arvioita ilman, että tarvitsisi heti pyytää tarkkoja työmääriä asiantuntijoilta.

Jos projektin tarkkoja prioriteetteja ei ole vielä määritelty liiketoiminnasta ja työtä tehdään esimerkiksi ketterän kehityksen menetelmillä, tekoäly voi auttaa tunnistamaan, mitkä ominaisuudet ovat käyttäjien kannalta kiinnostavampia tai tuottavat eniten arvoa asiakkaalle lyhyellä aikavälillä. Tämä ohjaa tiimiä keskittymään ensimmäisenä näiden asioiden kehittämiseen.

Viestintä projekteissa

Tekoälypohjaiset työkalut voivat automatisoida osan viestinnästä ja tehostaa työskentelyä projekteissa.

Esimerkki 1: Microsoft Copilot voi auttaa laatimaan sähköpostiluonnoksia nopeasti ja ammattimaisesti. Voit antaa sille muutaman avainsanan tai yleisen idean, ja se tuottaa selkeän sähköpostin, joka on valmis lähetettäväksi.

Esimerkki 2: Jos viestit kielellä, joka ei ole äidinkielesi, Copilot voi parantaa viestinnän laatua korjaamalla kielioppivirheet, selkeyttämällä monimutkaisia lauseita ja ehdottamalla parannuksia. Osa näistä toiminnoista, kuten kielioppivirheiden korjaaminen, on jo aiemmin ollut käytössä Microsoftin työkaluissa.

Esimerkki 3: Vilkkaissa kokouksissa, joissa asiantuntijat keskustelevat monista aiheista, voi olla haastavaa saada kattava muistio kaikesta puhutusta. Copilot pystyy laatimaan tarkat kokousmuistiot tiivistäen keskustelun keskeiset kohdat ja päätökset. Tämä yhteenveto voidaan sitten helposti jakaa kaikille osallistujille, mikä taas helpottaa projektin seurantaa.

Tietosuoja ja tietoturva

Projektipäällikön on aina huolehdittava tietosuojasta, tietoturvasta ja sensitiivisen datan käsittelystä. Asiakasyrityksen arkaluontoinen data on suojattava huolellisesti, eikä sitä saa jakaa tekoälylle. Voit käyttää suljettuja tai paikallisia tekoälyratkaisuja, joissa data pysyy yrityksen hallinnassa. On myös mahdollista käyttää avoimen lähdekoodin malleja, joita voidaan kouluttaa ai hyödyntää ilman yhteyttä ulkoisiin palveluihin.

Tekoälylle annettu data ei saa olla jäljitettävissä takaisin esim. yksittäiseen henkilöön. Henkilökohtaisia tunnistetietoja ei koskaan tule jakaa tekoälylle.

Itse olen käyttänyt tekoälyä geneerisiin asioihin, enkä ole koskaan yksilöinyt asiakasyritystä. ChatGPT itse myös linjaa vastauksissaan, että sensitiivistä dataa kannattaa välttää jakamasta keskustelussa tietoturvasyistä.

Älä myöskään koskaan jaa yrityksen liikesalaisuuksia tekoälylle, joka toimii avoimessa ympäristössä tai yrityksen hallinnan ulkopuolella.

Dokumenttien tekeminen tekoälyn avulla

Tekoälypohjaiset kuvageneraattorit ovat olleet erinomaisia työkaluja, joita olen hyödyntänyt erilaisten presentaatioiden ja koulutusmateriaalien tekemisessä. Näiden työkalujen avulla olen luonut esimerkiksi PowerPoint-esityksiin sopivia taustakuvia.

Tähän mennessä olen käyttänyt kahta eri ohjelmaa kuvien luomiseen: Replicate ja KlingAi. Näille ohjelmille annetaan promptit eli kuvaus siitä, millaisen kuvan haluat tekoälyn tuottavan.

Esimerkki: Tein englanninkielistä koulutusmateriaalia ketterästä kehittämisestä. Halusin lisätä PowerPoint-esityksen taustalle kehittäjille suunnatun kuvan ja annoin promptin ” screenshot background colourful code on the screen”.

Tämän kuvan avulla muodostin esitykseen visuaalisesti houkuttelevan sliden:

Joskus käy niin, että en saa kuvageneraattoria täysin ymmärtämään millaisen kuvan haluaisin. Näissä tilanteissa otan avuksi ChatGPT:n. Kysyin siltä: “Antaisitko promptit kuvalle joka on powerpoint esityksen taustakuvana. Slidellä käsitellään kysymystä ja kuvassa voi näkyä kysymysmerkki”.

ChatGPT antoi useamman eri vaihtoehdon, joista yksi oli tämä: ”A minimalist background image featuring a large, semi-transparent question mark in the center or slightly off-center, with a soft gradient or abstract texture in the background. The question mark is subtle and blends with the muted color scheme, leaving ample space for text overlay while clearly indicating the slide’s focus on a question.”

Näillä prompteilla muodostui esitykseen visuaalisesti sopiva slide:

Palataan vielä projektipäällikön työhön muuttuvassa maailmassa. Annoin Chat GPT:lle käskyn: “Saisinko promptit kuvalle joka on koominen ja se esittää väsyneitä it-projektipäälliköitä, jotka pelkäävät että tekoäly vie heidän työnsä” ja tässä tulos:

Pyysin enemmän liioteltua kuvaa ja tulos oli tämä:

Tekoäly on jo täällä, ja sen vaikutus projektinhallintaan on väistämätön. Henkilökohtaisesti olen huomannut, että tekoäly ei ole pelkästään työväline—se on kehittänyt tapaani johtaa projekteja, parantanut tiimityötä ja vähentänyt stressiäni. Mutta sen sijaan, että pelkäisimme sen tuomia muutoksia, voimme kysyä itseltämme: miksi emme ottaisi tätä mahdollisuutta vastaan ja käyttäisi sitä muokkaamaan työelämää paremmaksi? Jos tekoäly voi tehdä työstäni helpompaa ja tehokkaampaa, eikö olisi aika kokeilla, mitä se voisi tehdä sinulle.